歯科・内科・皮膚科などの診療所の電話受付に
予約の電話は、AI受付へ
症状の相談は、スタッフへ
予約・変更・キャンセルの電話はAIが受け、駐車場や持ち物の質問にもその場で答えます。症状の話が出たら、医院が決めた電話を鳴らしてスタッフに代わります。
30分のオンラインで、開発中の画面をお見せしながらご相談を伺います。
画面・動画・写真は開発中のイメージです。画面の中の医院名・名前・番号は見本です。
いちばん先に確かめたいこと
AIが受けるのは予約と案内まで
✓
すること
予約受付・変更・キャンセル。予約システムにつなげる場合は空きを見て入れ、つなげない場合は聞き取った内容を一覧にまとめる
診療時間・休診日・駐車場・持ち物を、医院が登録した答えで案内する
名前・診察券番号・初診か再診か・希望の日時・用件を尋ねる
診療時間外の予約を受け、朝いちばんの一覧にまとめる
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しないこと
症状の重さや、受診したほうがよいかの判断
薬の飲み方・副作用、検査の結果についての返事
治療の内容・費用の相談、ほかの医院との比較
医院が登録していない答えを、推測で話すこと
症状の話が出たら、スタッフへ
01
答えずに、スタッフへつなぐ
痛み・腫れ・熱など症状らしい言葉が出たら、「スタッフにおつなぎします」と伝えます。予約の途中でも、症状か迷う言葉でも同じです。
02
医院が決めた電話が鳴り、要点が出る
受付の画面・内線・スタッフの携帯など、つなぎ先は打ち合わせで決めます。受付の画面には名前・診察券番号・用件が出ます。
03
スタッフが出られないとき
医院から折り返すことと、「急に具合が悪いときは119番、迷うときは地域の救急相談へ」（番号は医院が登録）を、どの症状でも同じように伝えます。
患者さんの側から
話し中が減り、話すだけで予約が取れる
「予約は1を…」と番号を押させる自動音声ではなく、受付と話すのと同じ会話です。高齢の患者さんも、いつもどおり用件を話せば予約が取れます。
1
重なった電話も受ける
AIに転送した電話は、朝いちばんに重なっても並行して受けます。同時に受けられる本数と転送の方式は、医院の電話の契約を伺って決めます。
2
最初にAI受付であることと、録音を伝える
「みなと歯科クリニックのAI受付です。通話は録音しています。ご用件をどうぞ。」
3
埋まっていれば、近い空きを伝える
「10時は埋まっています。10時30分と11時30分が空いています。」
4
日時を読み上げて確かめ、予約を入れる
携帯電話には、送ってよいかを聞いてから医院名と日時だけのSMSを送ります。SMSの文面は、始めに医院が確かめたものを使います。聞き取れないときや「人と話したい」と言われたときは受付につなぎます。
予約受付（内科の例） 予約システムにつないだ場合の例です。空きを見ながら話し、決まった予約を入れます。
変更・キャンセル 予約システムにつないでいる場合は、診察券番号・名前・かけてきた番号で予約を照らし合わせ、合わなければスタッフに回します。日時を確かめてから移し、もとの枠を空きに戻します。つながない場合は、聞き取った内容を一覧にまとめ、受付が確かめます。
受付スタッフの側から
受付の1日、電話で手が止まる5つの場面
9:00
いま 始業と同時に予約と変更の電話が重なり、話し中のまま切れることがある
まちあいで 重なった電話もAIが受ける
10:30
いま 会計の途中で電話に出て、目の前の患者さんを待たせることがある
まちあいで 会計を続けられる。画面には受けた予約が並ぶ
13:00
いま 昼休みの電話は留守番電話。午後にかけ直す
まちあいで 昼休みも予約と質問はAIが受ける
16:00
いま 駐車場・持ち物の質問に、毎日同じ答えを返す
まちあいで AIが登録した答えで返す。受付の電話が鳴るのは、症状の相談とAIが答えられない用件だけ
18:30
いま 診療時間外にかかった電話は、留守番電話を聞くまで内容が分からない
まちあいで 時間外の予約と取り次ぎの記録が、朝の一覧にまとまる
駐車場・持ち物・診療時間は、登録した答えで
医院が登録した文面を選んで読み上げます。答えの無い質問は一覧に残してスタッフへ。1度答えを登録すれば、次からはAIが案内します。
医院ごとに決めること
何をAIに任せるかは、医院が決める
電話番号はいまのまま。始めは予約とよくある質問だけをAIに任せ、ほかは全部スタッフへ回す設定から始められます。設定を変えた記録も残ります。
用件ごとの振り分け
症状の相談と、薬・検査・治療の相談は「スタッフへ」から変えられないようにしています。
取り次ぎの知らせ
受付の画面に出ます。登録した端末の通知は「取り次ぎがあります」だけで、中身はログインしてから見ます。
診療時間外
症状の重さをAIは区別しません。伝える番号は医院が登録します。
院長・事務長の方へ
患者さんの情報と、電話で話す内容の扱い
患者さんの情報
AIから尋ねること
名前・診察券番号・初診か再診か・希望の日時・用件。症状は尋ねずにスタッフに代わります。
残る記録
通話は録音と文字起こしとして保存するので、患者さんが自分から話した症状も含まれます。取り次ぎの知らせ（受付の画面）にも、用件として症状が出ます。記録を見られる人（医院が招いたスタッフ）と知らせを受ける端末は医院と決めます。保存の場所と期間、消し方と時期は、契約の前に書面でお知らせします。
AIの提供元
入力を学習に使わないと利用規約で定めているAIのサービスを使います。提供元は、音声認識・電話の提供元とあわせて、契約の前に書面でお知らせします。
国のガイドライン
医療情報を扱うサービスの国のガイドライン（厚生労働省・総務省・経済産業省の「3省2ガイドライン」）への対応状況は、サービス仕様適合開示書として提供開始までにお示しします。
電話で話す内容
答えは登録した文面から選ぶ
質問への答えは、医院が登録した文面から選んで読み上げます。当てはまる答えが無いときは答えずに一覧に残し、スタッフに回します。どの答えを使ったかは記録に残ります。
答えの文面は医院で確認
登録した答えをそのまま読み上げるので、医療広告の決まりに照らして、答えの文面は医院でご確認ください。
AIであることと録音を伝える
電話の最初に、AIの受付であることと、通話を録音していることを伝えます。
導入の流れ
任せる範囲は、相談して決める
診療時間・よくある質問・予約の取り方に合わせて、AIの設定は私たちが行います。
申し込み
フォームから申し込む
必須は6項目。内容を確認して、メールでご連絡します。
相談
30分のオンラインでデモと相談
電話の件数と契約、お使いの予約システム、つなぎ先、診療時間外の扱いを伺い、始め方をご提案します。
始め方
任せる範囲と始める時期を決める
症状の相談はスタッフへ回したまま、まずは予約とよくある質問から任せる、といった形を一緒に決めます。
費用
デモ・導入相談は無料です。料金は提供開始までに決めます
医院の作業
打ち合わせ、診療時間・休診日・よくある質問の答えの送付、答えとSMSの文面の確認、契約の書面の確認、電話会社への転送の申し込み（予約システムにつなぐ場合は、その手続きも）。手順はご案内します。転送の方式によっては、転送の通話料が医院の負担になります
データ
保存の場所と期間、消し方と時期は、契約の前に書面でお知らせします
相談のあと
相談だけで契約にはなりません。使うかどうかは、料金を見てから決められます
営業の電話はしません。
よくある質問
いま使っている予約システムと一緒に使えますか。
いま使っている予約システムと一緒に使えますか。
打ち合わせで、お使いの予約システムを伺ってつなぎ方を確かめます。つなげるシステムなら、AIが空きを見て予約を入れます。つなげない場合でも、AIが名前・診察券番号・希望の日時・用件を聞き取って一覧にまとめるので、スタッフは予約システムに入れるだけで済みます。
電話番号は変わりますか。出られないときだけAIに回せますか。
電話番号は変わりますか。出られないときだけAIに回せますか。
番号は変わりません。いまの番号への着信をAIに転送します。電話の契約によっては、「受付が出られないときだけ」「診療時間外だけ」AIが受ける使い方もできます。相談の中で確かめます。
AIが症状を聞いて、判断してしまうことはありませんか。
AIが症状を聞いて、判断してしまうことはありませんか。
判断しない作りです。症状らしい言葉が出たら、予約の途中でも答えずにスタッフへつなぎます。スタッフが出られないときは、医院からの折り返しと「急に具合が悪いときは119番、迷うときは地域の救急相談へ」（番号は医院が登録）を、どの症状でも同じように伝えます。聞き取りや振り分けの誤りで回し漏れることはあり得るため、通話の記録を医院で確かめられるようにします。
高齢の患者さんでも使えますか。
高齢の患者さんでも使えますか。
受付と話すのと同じように、用件を話していただければ大丈夫です。番号を押す操作はありません。AIは最初に名乗って録音を伝え、ゆっくり話します。聞き取れないときや「人と話したい」と言われたときは、受付につなぎます。
始めるまでに、医院の手間はどれくらいかかりますか。
始めるまでに、医院の手間はどれくらいかかりますか。
30分のオンラインの打ち合わせ、診療時間・休診日・よくある質問の答えの送付、答えとSMSの文面の確認、契約の書面の確認、電話会社への転送の申し込み（予約システムにつなぐ場合は、その手続きも）です。院内の掲示やサイトの文章があれば下書きに使います。AIの設定と転送の手順のご案内は私たちが行います。転送の方式によっては、転送の通話料が医院の負担になります。
歯科以外の診療科でも使えますか。
歯科以外の診療科でも使えますか。
内科・小児科の予防接種や健康診断の予約、皮膚科・眼科の土曜の予約なども受けます。発熱や体調の相談は、診療科を問わずスタッフに取り次ぎます。
相談したら、契約しないといけませんか。
相談したら、契約しないといけませんか。
いいえ。デモ・導入相談だけで契約にはなりません。料金は提供開始までに決め、使うかどうかは料金を見てから決められます。
デモ・導入相談
診療時間のあとでも構いません。お申し込みの内容を確認し、メールで日程のご都合を伺います。
相談は無料です。営業の電話はしません。